各镇、街道办事处，区级各部门，各管委会，各人民团体、直属机构：

“归档月”是立档单位在规定的时间内集中将上一年度产生并办理完毕的文件材料、资料等，按照本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》和《归档文件整理规则》的要求进行收集、整理、归档的一项活动。为搞好三月份“归档月”档案整理工作，特提出以下要求：

一、各单位要认真安排好“归档月”活动。提供必要的财力、物力，责任落实到人，确保归档工作顺利进行。档案员要认真学习掌握本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内容，确保归档质量。

二、对归档文件材料、声像、实物、资料要收集齐全完整，确保档案的查全率。

1、门类齐全。除文件材料及时归档外，要将反映本单位工作的声像材料、奖状、奖杯、锦旗、编撰的出版物、本行业发行的报纸、杂志刊物一并收集归档。单位自编的出版物按照要求向区档案馆送交5-10册。规范性文件应将原件及时报送区现行文件阅览中心（设在区档案馆）。

2、内容齐全。每一类档案要将应收材料收集齐全。文书档案除红头文件外，还须将反映职能活动的各种图表、名册、合同协议等收集归档。同一事由的请示、批复、来函与答复应收集齐全。文件符合公文处理规范。

易漏归的文件材料类别附后。

三、统一标准，严把质量关

1、文书档案整理要遵守本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，不得随意增加或减少类别，类名标识正确，严格鉴定文件材料的取舍，保管期限划分准确，编目规范。归档文件目录应录入全市统一使用的档案管理软件中，对于尚未使用档案管理软件的单位可暂先按照区档案局提供的固定格式以excel格式录入保存并打印成册，同时将纸质目录附封皮装订成册（不随档案放入盒内）。

档案装具和用品严格按照国家规定，使用经区档案行政管理部门监制的规范产品。

档案盒的标识统一使用印章、印油为深蓝色。档案盒正面全宗名称处用条形章、尺寸不得超过双蓝线；盒脊“年度”“室编件号”用活动组装刻有0-9的数码标识；“保管期限”用永久、30年、10年小刻章标识；“机构（问题）”不设类的单位不标识，设类的单位如党群类、业务类用小刻章标识；盒号暂用铅笔标识。

2、专业档案按行业标准整理。

3、声像、实物档案应编写文字说明并编号，登记造册，编制相应的检索目录。

4、严格执行档案整理规范和标准要求，在整理档案的同时要编写出组织沿革、大事记、全宗介绍、案卷级文件目录等编研资料和检索工具。

四、加强档案工作的监督和指导

1、按照档案工作“统一领导，分级管理”的原则，各有关区级机关的档案员在做好本机关档案工作的同时，要认真履行职责，加强对下属单位档案工作的督促、检查、指导。镇、办要对行政村、社区档案工作进行业务指导，确保基层单位的文件材料按时归档。

区档案局对各单位三月份归档情况、下达整改通知书单位的整改完成情况进行检查。

2、财政、教育、卫生等区级有下属单位的部门，要切实督促做好下属单位的档案整理归档工作。

3、各单位、各部门要加强同区档案局的业务联系，及时反映工作中存在的困难和问题，区档案局将认真履行监督和业务指导职责，确保“归档月”活动顺利进行。

业务联系电话：4196639

附：易漏归的文件材料类别

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2014年3月28日

抄送：市档案局

易漏归的文件材料类别

1、行业、专业上报的各类图表、报表，党员统计表和人事统计报表，非“红头”文件的上报材料等；

2、本单位重大活动的材料、声像、图片；

3、联合发文的草稿及定稿；

4、各科（股）室的计划、总结；

5、党员民主评议、民主生活会文件材料；

6、花名册、各种介绍信（人事、组织关系等）、工资表；

7、获得各种表彰奖励的先进集体、先进个人单型材料、推荐表或审批表等；

8、车辆保险、事故处理的赔偿协议书；

9、各类合同。