关于做好三月份“归档月”活动的通知

各镇、街道办事处，区级各部门，各管委会，各人民团体、直属机构：

“归档月”的任务是立档单位在规定的时间内集中将上一年度产生并办理完毕的文件材料、资料等，按照本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》和《归档文件整理规则》的要求进行收集、整理、归档。为搞好三月份“归档月”档案整理工作，特提出以下要求：

一、各单位要认真安排好“归档月”活动。提供必要的财力、物力，责任落实到人，确保归档工作顺利进行。文书档案人员要认真学习掌握本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确保归档质量。

二、对归档文件材料、声像、实物、资料要收集齐全完整，确保档案的查全率。

1、门类齐全。除文件材料及时归档外，要将反映本单位工作的声像材料、奖状、奖杯、锦旗、编撰的出版物、本行业发行的报纸、杂志刊物一并收集归档。单位自编的出版物按照要求向区档案局（馆）送交5-10册。出台的规范性文件应及时报送区现行文件阅览中心（设在区档案馆）。

2、内容齐全。每一类档案要将应收材料收集齐全。文件符合公文处理规范。文书档案除红头文件外，还须将反映本单位职能活动的各种图表、名册、合同协议等收集归档。同一事由的请示、批复、来函与答复应收集齐全。

易漏归的文件材料类别附后。

三、统一标准，严把质量关

1、文书档案整理要遵守本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，不得随意增加或减少类别，类名标识正确，严格鉴定文件材料的取舍，保管期限划分准确，编目规范。归档文件目录应录入全市统一使用的档案管理软件中，尚未使用档案管理软件的单位档案暂不接收。

档案装具和用品严格按照国家规定，使用经区档案行政管理部门监制的规范产品。

档案盒的标识统一使用印章、印油为深蓝色。档案盒正面全宗名称处用条形章、尺寸不得超过双蓝线；盒脊“年度”“室编件号”用活动组装刻有0-9的数码标识；“保管期限”用永久、30年、10年小刻章标识；“机构（问题）”不设类的单位不标识，设类的单位如党群类、业务类用小刻章标识；盒号暂用铅笔标识。

2、专业档案按行业标准整理。

3、声像、实物档案应编写文字说明并编号，登记造册，编制相应的检索目录。

4、严格执行档案整理规范和标准要求，在整理档案的同时要编写出组织沿革、大事记、全宗介绍、案卷级文件目录等编研资料和检索工具。

四、加强档案工作的监督和指导

按照档案工作“统一领导，分级管理”的原则，财政、教育、卫生等有关区级机关的文书档案人员在做好本机关档案工作的同时，要认真履行职责，加强对下属单位档案工作的督促、检查、指导。镇、办要做好行政村、社区档案工作的业务指导，确保基层单位的文件材料按时归档。撤并单位的文件材料，由新组成单位具体负责。2015年年底前文件材料的收集、整理归档按照原标准执行；职能发生变化的单位，需对本单位《文书档案归档范围和保管期限表》重新进行修订，并报区档案局审批。自2016年起档案按新的保管期限进行整理。

各单位、各部门要加强同区档案局的业务联系，及时反映工作中存在的困难和问题，区档案局将认真履行监督和指导职责，确保“归档月”活动顺利进行。

区档案局对各单位“归档月”任务完成情况进行检查。

附：易漏归的文件材料类别

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2016年2月29日